Vorschläge Zusammensetzung und Entscheidungskompetenzen von Lenkungsausschüssen in Spitälern

Ein Lenkungsausschuss ist ein zentrales, beschlussfassendes Gremium, welches die Projekte seines Zuständigkeitsbereiches (ganze Organisation oder definierter Fachbereich) steuert. Der Lenkungsausschuss ist somit ein Bindeglied zwischen den Projekten und der auftraggebenden Instanz.

Es ist zu entscheiden, ob ein einziger, zentraler Lenkungsausschuss oder aber Lenkungsausschüsse für unterschiedliche Fachbereiche und deren Projekte ernannt werden soll.

Aus jeden Fall braucht jeder Lenkungsausschuss die nötige Legitimation und Akzeptanz in der Gesamtorganisation, damit Entscheide von allen Bereichen resp. Beteiligten akzeptiert werden. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen eines Lenkungsausschusses müssen verbindlich definiert und kommuniziert werden.

Es empfiehlt sich, Lenkungsausschusssitzungen in regelmässigen Abständen durchzuführen (z. B. monatlich) und die Termine allen Projektinvolvierten weit im Voraus zu kommunizieren. So können Terminpläne von Projekten auf die Lenkungsausschusssitzungen ausgerichtet werden.

Die Abnahme von Projektoutputs und Freigabe von Projekten, Teilprojekten und Projektphasen muss zuverlässig gewährleistet werden und somit die Planungssicherheit für Projektleitende erhöht resp. Projektverzögerung aufgrund fehlender Entscheide vermieden werden können.

Eine enge Kooperation zwischen Multiprojektmanagement resp. Projektportfoliomanagement, Projektmanagement Office und dem Lenkungsausschuss ist unabdingbar.

Um den Übergang in den Betrieb sicherzustellen, empfiehlt es sich, die Resultate, Zielerreichung und eine Reflexion nach ca. einem Jahr nochmals von Prozessowner und Projektleitung präsentieren zu lassen.

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