Seit 2018 hat ein abteilungsübergreifendes Projektteam von Finanzen & Services ein Self-Service-Portal (SSP) aufgebaut, das sämtliche Services und Benutzer-Informationen einfach zugäng­lich macht. Herzstück des SSP ist eine Know-how-Datenbank, die Hunderte von Beiträgen zu verschiedensten, oft abgefragten Themen enthält. Kurz und knapp werden darin die wichtigsten Sachverhalte zum ausgewählten Thema erklärt. Wer vertiefte Informationen braucht, sieht auf einen Blick alle dazugehörenden Dokumente. Die Datenbank wird fortlaufend ergänzt mit Beiträgen aus den verschiedenen Abteilungen von Finanzen & Services.

Feuerprobe im Lockdown

Nach eingehenden Usability-Tests ist das PortaI im April 2020 für die mehr als 3 000 ZHAW-Mitarbeitenden freigeschaltet worden. Gerade rechtzeitig, um den hohen Supportbedarf während des Lockdowns, als beinahe alle Mitarbeitenden im Home-Office waren, zu decken. Seit dem Herbstsemester steht das SSP auch den rund 14 000 Studierenden zur Verfügung. Durch das neue Portal können Mitarbeitende und Studierende Routinefälle rund um die Uhr selber lösen und entlasten den Service Desk, der sich vermehrt komplexen Fällen widmen kann. Das SSP wächst stetig in Bezug auf Services, dazugehörige Hilfestellungen und Komplexität, basierend auf den Rückmeldungen und Bedürfnissen der User. Für Finanzen & Services bedeutete die Einführung des SSP einen grossen Schritt nach vorn in der digitalen Transformation der ZHAW.