Arbeitsplatzkonzept, Workplace Change Management und Post Occupancy Evaluation

Im Rahmen einer strukturellen Neuausrichtung wurden die Büroflächen von zwei Hochschul-Departementen vom Campus ausgelagert und an einen neuen Standort in Laufdistanz verlegt. Die neue Liegenschaft umfasste rund 1’500 m² Bürofläche und sollte künftig Mitarbeitende beider Departemente aufnehmen. Neben dem physischen Umzug stellte insbesondere die räumliche Zusammenführung zweier unterschiedlicher Arbeitskulturen eine zentrale Herausforderung dar. Zusätzlich war das Arbeiten künftig multilokal organisiert – verteilt auf zwei Campusstandorte, den neuen Bürostandort sowie das Homeoffice.

Ziel des Projekts war die Entwicklung und Umsetzung eines nutzerorientierten Arbeitsplatzkonzepts, das diese neue Arbeitsrealität unterstützt und gleichzeitig als gemeinsamer Rahmen für beide Organisationseinheiten dient.

Auf Basis dieser Anforderungen wurde ein Activity-Based-Working-Konzept mit Desksharing realisiert. Unterschiedliche Raum- und Arbeitsplatztypen ermöglichten eine flexible Nutzung je nach Tätigkeit, Arbeitsform und Präsenzsituation. Das Bürokonzept berücksichtigte sowohl konzentriertes Arbeiten als auch Austausch, Kollaboration und hybride Meetings und schuf damit eine räumliche Grundlage für das multilokale Arbeiten.

Die Umsetzung erfolgte schrittweise und eng abgestimmt mit der Auftraggeberschaft und der Projektleitung. Neben der planerischen und organisatorischen Begleitung lag ein besonderer Fokus auf der praxisnahen Einführung des neuen Arbeitsumfelds.

Ein zentrales Element des Projekts war das hohe Maß an Partizipation. Mitarbeitende beider Departemente wurden frühzeitig und kontinuierlich in den Prozess eingebunden. Durch Workshops, Feedbackformate und begleitende Kommunikation wurden Bedürfnisse, Erwartungen und Bedenken aufgenommen und in die Weiterentwicklung des Konzepts integriert.

Parallel dazu wurde ein aktives Change Management umgesetzt, das die Mitarbeitenden beim Übergang in die neue Arbeitsumgebung unterstützte. Ziel war es, Orientierung zu geben, neue Arbeitsweisen verständlich zu machen und den kulturellen Zusammenwuchs der beiden Departemente zu fördern.

Nach dem Umzug und der Inbetriebnahme der neuen Büroflächen wurde eine systematische Nachevaluation durchgeführt. Diese diente dazu, Nutzung, Akzeptanz und Wirkung des Arbeitsplatzkonzepts zu überprüfen und konkrete Erkenntnisse für Optimierungen abzuleiten. Die Evaluation bildete zugleich den Abschluss des Projekts und eine Grundlage für die Weiterentwicklung des Büro- und Arbeitskonzeptes.