Hybrid Office (Lab)

The real-world laboratory project focused on adapting the existing activity-based working concept of the IFM offices to changing post-pandemic work practices. While the office layout had successfully supported diverse work styles for over a decade, an initial analysis revealed that the spatial design and infrastructure no longer met the requirements of increasingly hybrid ways of working.

Based on this assessment, an implementation plan was developed that addressed the growing prevalence of hybrid work, with most employees alternating between the office, home office, and external project locations. As a result, the office needed to better support digital, collaborative, and hybrid activities.

During implementation, traditional individual workstations were reduced, while spaces for communication, collaboration, and hybrid meetings were expanded and technically upgraded. Meeting rooms were redesigned to accommodate both in-person and virtual formats. The resulting hybrid office served as a testing environment for new spatial and organizational practices.

A structured change process accompanied the spatial transformation, actively involving employees through communication and experimentation. The real-world laboratory enabled iterative adjustments and continuous learning. Overall, the project successfully created a flexible, user-oriented hybrid office environment that supports contemporary work practices at IFM.

Das Reallabor zur Weiterentwicklung des Bürokonzepts des IFM basierte auf den bestehenden Activity-Based-Working-Strukturen der Büroräume. Diese hatten über mehr als zehn Jahre hinweg unterschiedliche Arbeitsweisen, Tätigkeiten und Präferenzen der Mitarbeitenden unterstützt. Im Rahmen einer vorgängigen Analyse wurde jedoch festgestellt, dass sowohl die räumliche Ausstattung als auch die vorhandenen Raumangebote den veränderten post-pandemischen Anforderungen sowie den spezifischen Arbeitsweisen am IFM nicht mehr entsprachen. Parallel dazu hatte sich die Arbeit in den Jahren zuvor zunehmend flexibilisiert und räumlich verteilt.

Auf dieser Grundlage wurde in der Umsetzungsplanung des Reallabors der Fokus auf hybride Arbeitsformen gelegt. Die Analyse zeigte, dass nur noch wenige Mitarbeitende ihre Arbeitszeit vollständig im Büro verbrachten, während die Mehrheit hybrid arbeitete – im Wechsel zwischen Büro, Homeoffice und externen Projektstandorten. Diese veränderte Präsenzorganisation erforderte eine stärkere Digitalisierung von Tätigkeiten und Prozessen sowie eine gezielte räumliche Unterstützung von virtueller und hybrider Zusammenarbeit.

In der Umsetzungsphase wurden die bestehenden Büroflächen schrittweise an diese neuen Anforderungen angepasst. Klassische Einzelarbeitsplätze wurden reduziert, da sie zunehmend ungenutzt blieben, während gleichzeitig Flächen für Kommunikation, Kollaboration und hybride Meetings ausgebaut wurden. Besprechungsräume wurden neu konzipiert und technisch aufgerüstet, um sowohl geplante Sitzungen als auch spontane Abstimmungen und Online-Meetings zu ermöglichen. Das entstehende Hybrid-Office-Konzept diente als räumlicher Rahmen für die Erprobung neuer Arbeitsweisen im Reallabor.

Begleitend zur räumlichen Umsetzung wurde ein Change-Prozess initiiert, um die Mitarbeitenden aktiv in die Veränderungen einzubeziehen. Durch Information, Austauschformate und praktische Erfahrungen im Alltag konnten neue Nutzungsformen der Räume erlernt und reflektiert werden. Das Reallabor ermöglichte es, Anpassungen iterativ vorzunehmen und das Hybrid-Office-Konzept kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Insgesamt zeigte das Projekt, dass die Implementierung des Hybrid-Office-Konzepts im IFM-Büro erfolgreich zu einer bedarfsgerechten und zukunftsfähigen Arbeitsumgebung führte. Die Mitarbeitenden konnten hybride Arbeitsformen erproben, mitgestalten und nachhaltig in ihren Arbeitsalltag integrieren.