Mitarbeiter:in Weiterbildungssekretariat 100 %

Departement: Life Sciences und Facility Management
Arbeitsbeginn: per sofort oder nach Vereinbarung, Bewerbungsfrist bis 25.5.2025; Die Vorstellungsgespräche finden an folgenden Daten statt: Erstgespräch online Donnerstag, 5. Juni 2025; Zweitgespräch vor Ort Donnerstag, 12. Juni 2025 Nachmittag; Probearbeitshalbtag Donnerstag, 19. Juni 2025 / Dienstag 24. Juni 2025

Aufgaben

• Sie organisieren die Teilnahmeprozesse unserer Weiterbildungsangebote und koordinieren die Kommunikation mit Teilnehmenden und Dozierenden
• Sie organisieren Raumreservationen, stellen die Verpflegung bei Veranstaltungen sicher und eröffnen Moodle-Kurse 
• Sie erstellen Kursunterlagen, Teilnehmerlisten, Ausweise, Zertifikate und übernehmen die Fakturierung 
• Sie führen die Honorarabrechnungen für Referierende und koordinieren organisatorische Aufgaben rund um die Kurse 
• Sie pflegen Daten im Veranstaltungsmanagementsystem (Evento) sowie im CRM und unterstützen bei Statistikaufbereitungen 
• Sie betreuen das zentrale E-Mail-Postfach und beantworten telefonische Anfragen 
• Sie arbeiten flexibel und einsatzbereit auch in nicht standardisierten Abläufen und übernehmen Verantwortung in wechselnden Aufgabenfeldern 
• Sie helfen mit bei internen Abläufen, Teamvertretungen und je nach Bedarf auch im Stabsbereich Bildung
• Homeoffice in Absprache möglich: während der Einführungszeit max. 1 Tag, nach der Einarbeitungsphase max. 2 Tage, Donnerstag und Freitag wird eine Präsenz vor Ort erwünscht

Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation 
• Sie sind idealerweise vertraut mit den Abläufen an einer Hochschule/Bildungseinrichtung bzw. aus einem ähnlichen Umfeld.
• Sie arbeiten zuverlässig, genau, dienstleistungsorientiert und behalten auch in hektischen Zeiten den Überblick 
• Sie bringen sehr gute MS-Office-Kenntnisse mit; Kenntnisse in Evento, CRM und Moodle sind von Vorteil 
• Sie drücken sich mündlich und schriftlich sehr gut auf Deutsch aus; Englisch- und Französischkenntnisse sind ein Plus 
• Sie sind teamorientiert, belastbar, flexibel einsetzbar und bringen Eigeninitiative mit. 
• Sie denken vernetzt, übernehmen Verantwortung und bringen sich aktiv und mitdenkend in nicht standardisierte Aufgabenstellungen ein

Dafür stehen wir

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz.

Die ZHAW setzt sich für geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fördern.

Life Sciences und Facility Management: Studieren und Forschen in Wädenswil: praxisnah, kreativ, leidenschaftlich und reflektiert. Mit unseren Kompetenzen in Life Sciences und Facility Management leisten wir auf den Gebieten Environment, Food, Health einen wichtigen Beitrag zur Lösung unserer gesellschaftlichen Herausforderungen und zur Erhöhung unserer Lebensqualität.

Das Weiterbildungssekretariat der ZHAW unterstützt die Institute bei der Organisation und Durchführung qualitativ hochwertiger Weiterbildungsangebote. Wir arbeiten koordiniert mit dem Ressort Bildung und den Instituten zusammen.

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