Die Privatklinikgruppe Hirslanden ist das grösste medizinische Netzwerk der Schweiz. Den Patienten werden verschiedene integrale medizinische Leistungen zur Verfügung gestellt. Und auch mit den interdisziplinär arbeitenden fachärztlichen Kompetenzzentren werden Bedingungen für die Behandlung von hochkomplexen Fällen geschaffen.
Mit der Eröffnung des Praxiszentrums Düdingen am 4. Januar 2016, ergänzt Hirslanden das umfassende Leistungsangebot durch Hausarztmedizin, Spezialistensprechstunden und Radiologie. Die Radiologie des Praxiszentrums, welche neben Behandlungen im medizinischen Grundversorgungsbereich auch kleinere Notfall- und spezialisierte kardiologische MRT-Untersuchungen durchführt, wird teleradiologisch durch die Radiologen der Klinik Beau-Site betreut.

Beschreibung des Ist-Prozesses

Vor jeder Untersuchung wird die Fragestellung und die Art der gewünschten Behandlung an den zuständigen Facharzt für Radiologie der Klinik Beau-Site übermittelt. Dieser überprüft den Antrag und dessen Rechtmässigkeit (Indikationsüberprüfung) und legt das genaue Untersuchungsprogramm fest. Die tatsächliche Untersuchung erfolgt durch eine Fachperson für medizinisch-technische Radiologie des Praxiszentrums Düdingen. Anschliessend werden die aufgenommenen Bilder datenschutzgerecht an den Facharzt der Klinik Beau-Site zur Beurteilung übermittelt. Die Befundstellung erfolgt danach teleradiologisch durch die Spezialisten in Bern. Die Teleradiologie ist in der Medizin ein Verfahren bei dem radiologisches Bildmaterial über verschlüsselte Kanäle an einen Facharzt übermittelt wird, ohne dass sich dieser am Ort der Untersuchung befindet (Deutsches Ärzteblatt 2016). Durch das qualifizierte Team, sowie der modernen Infrastruktur, können dabei hohe Serviceleistungen und Qualitätsstandards gewährleistet werden. Um Synergien nutzen und Dienstleistungen zentralisieren zu können, werden die Befunde nach fachkundiger Beurteilung an den zuweisenden Arzt zurückübermittelt. Nachfolgend ist dieser Prozess vereinfacht anhand einer Grafik abgebildet.

Um den aktuellen Zustand der Radiologie darstellen zu können, wurden neben dem PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) weitere spezifische Methoden aus dem Lean-Management verwendet. Zur kurzen Übersicht finden Sie nachfolgend eine Tabelle. Die Methoden werden im Anschluss näher beschrieben.

Nach einer ersten Analysephase wurden Workshops und Interviews mit den Radiologen durchgeführt. Mit Hilfe dieser konnten Probleme identifiziert und in die Analyse mitaufgenommen werden. Anschliessend nutzte man die Ergebnisse der Analyse, um geeignete Massnahmen herzuleiten.
Neben den Aktivitäten der Radiologen, hatte auch das gesamte Umfeld einen entscheidenden Einfluss auf den Befundprozess. Im vorherigen Prozess führten zu lange Befundberichte in Form von Sprachaufzeichnungen dazu, dass die medizinischen Sekretärinnen einen zu hohen Zeitaufwand betreiben mussten, um die Texte Korrektur zu lesen. Der verbesserte Befund wurde im Anschluss an den Radiologen retourniert, welcher den Text erneut lesen musste. Nachfolgend wurde dieser an den Zuweiser zurückgesendet, welcher ebenfalls den Inhalt verifizierte. Alle Beteiligten mussten aufgrund der Länge des Befunds viel Zeit aufwenden, was zu einer starken Verlangsamung des Prozesses führte und dadurch einen Stressfaktor darstellte. Zur Effizienzsteigerung wurden die Radiologen für die Erstellung kürzerer Befundberichte sensibilisiert. Ausserdem erhielten sie Feedback, um eine kontinuierliche Verbesserung gewährleisten zu können. Weitere Probleme, welche bei der Fachperson für medizinisch-technische Radiologie (MTRA) auftauchten, waren das Versenden inkorrekter Sequenzen und ein nicht zeitgerechtes Deponieren der Röntgenverordnung an der Loge. Um diesen Prozess verschlanken zu können, wurde ein Handbuch mit Standards erstellt. Ausserdem wurden die Fachpersonen in einer Schulung zu diesem Handbuch trainiert.

Ein zweiter wichtiger Teil im Lean-Prozess war die Ordnung in den Büros der Radiologen sowie in den Untersuchungsräumen. Die Dokumentensuche nahm aufgrund fehlender Ordnung zu viel Zeit in Anspruch.

Um die Ordnung in den Büros herzustellen, wurde ergänzendes Mobiliar angeschafft. Anhand der 5S-Methode, welche die Produktivität durch eine bessere Gestaltung des Arbeitsplatzes erhöht, werden unnötige Unterlagen eliminiert und anschliessend wichtige Dokumente sortiert und standardisiert abgelegt (Brand & Rüegg 2016). Durch diese Umstrukturierung konnten deutliche Erfolge verzeichnet werden. Auch die subjektive Wahrnehmung der Radiologen wurde dadurch positiv beeinflusst, welche nun versuchen die Ordnung weiterhin aufrechtzuerhalten. Neben dem Zeitgewinn konnte aufgrund der neuen Organisation des Materials auch ein Raumgewinn erzielt werden. Das Material kann nun lediglich in einem anstatt in vier Räumen untergebracht werden. Diese können nun anderweitig genutzt werden.

Auch im Übergabeprozess konnte durch die Analyse Verbesserungspotentiale identifiziert werden. Einerseits führte der bisherige Übergabeprozess zum Teil zu Informationsverlusten, andererseits mussten die Radiologen bei der Informationsbeschaffung mit Zeitverlusten rechnen. Um hier eine messbare Verbesserung zu erreichen, wird zukünftig die Anzahl an Übergaben reduziert, indem begonnene Untersuchungen von derselben MTRA auch beendet werden. So wurden diese zuvor beispielsweise durch Telefonate abgelenkt und andere Mitarbeitende mussten die Aufgabe übernehmen. Dadurch befinden sind nun alle Informationen bei einer Person und der Informationsverlust kann somit minimiert werden.

Eine weitere Massnahme beinhaltete die Verkürzung der Wege der Radiologen. Das Spaghetti-Diagramm wurde zur Analyse dieser Wege genutzt. Mit diesem Tool werden die Laufwege der Radiologen in einer bestimmten Zeitperiode auf einem Grundrissplan eingezeichnet. Zudem wird die Dauer der Läufe mit einer Stoppuhr gemessen und mögliche Störungen auf den Wegen notiert. Diese Analyse soll dazu verhelfen die Wege der Radiologen im Prozess zu verkürzen, mögliche Störelemente zu eliminieren oder diese zumindest zu verringern (Hollenstein & Brand 2016).

Durch die Eliminierung unnötiger Wege, kam es zur Einführung eines Software-Tools, welches den elektronischen Versand von Dokumenten ermöglicht. Die Röntgenverordnungen sowie andere notwendige Dokumente werden direkt in Düdingen eingescannt und stehen den Radiologen ohne Verzögerungen im Radiologieinformationssystem zur Verfügung. Auch dies führt zu erheblichen Zeiteinsparungen bei den Radiologen.

Durch das Anbringen einer Magnettafel in der Radiologie der Klinik Beau-Site konnten Unklarheiten bezüglich Tagesverantwortlichkeiten geregelt werden. Die Magnettafel ist für alle Beteiligten leicht zugänglich. Das Ziel ist, dass jede am Prozess beteiligte Person weiss, wann eine Aufgabe erledigt ist und wie der nächste Schritt erfolgen soll.

Bei der Umsetzung dieser Massnahmen konnten gemäss Berechnungen von Marc Voutat 292 Minuten pro Tag eingespart werden. Dies war dringend notwendig, um den Radiologen die Übernahme der teleradiologischen Betreuung übergeben zu können. Die nachfolgende Grafik zeigt die detaillierten Berechnungen.