Praxisfragen

Die Praxisfragen bieten Ihnen einen direkten Einstieg in die Lean-Thematik.

 

Sie sind für Interessierte gedacht, die sich neu mit dem Thema Lean-Health befassen und sollen die häufigsten Fragen in diesem Zusammenhang beantworten.

Zudem bieten Sie einen Übergang zur Wissensdatenbank in der ausführliche Informationen zur Umsetzung einer Lean-Transformation für Sie bereitstehen.

Verständnisfragen

Verstehen Sie, was Lean-Management ist und was es bedeutet ein Lean-Hospital zu werden.

Für Mitarbeitende:

Was ist "Lean" überhaupt?

Im Grunde genommen ist Lean eine Philosophie und Managementsystem für das Gesundheitswesen, das mehr Sicherheit für Patientinnen und Patienten schafft und somit die Risiken für die Mitarbeitenden bei der Arbeit mit Patientinnen und Patienten reduziert. Ein Grundprinzip von Lean ist das Eliminieren von Verschwendungen, wie beispielsweise patientenfremde Dokumentation, Materialbewirtschaftung und -transport oder Reduktion von Wegzeiten. Dies führt schlussendlich zu weniger Stress für die Mitarbeitenden. Verschiedene Konzepte und Tools helfen bei der Umsetzung von Lean und der Optimierung bestehender Prozesse. Die dabei freiwerdenden Ressourcen werden entsprechend dem grundlegenden Ziel von Lean im Sinne eines Mehrwerts für Patientinnen und Patienten verwendet.  

Ist eine Transformation zu einer Lean Organisation notwendig?

Lean ist ein erfolgsversprechender Ansatz der seit über 10 Jahren in führenden Institutionen weltweit angewendet wird, um den aktuellen Entwicklungen im Gesundheitswesen zu begegnen. Steigender finanzieller Druck und höhere Anforderungen an die Patientensicherheit führen dazu, dass Prozesse effizienter im Sinne der Patientinnen und  Patienten gestaltet werden müssen. Lean-Konzepte und -Tools vereinfachen das Arbeiten im komplexen Umfeld und geben den Mitarbeitenden mehr Sicherheit in ihrer alltäglichen Arbeit. Dabei bieten sie die Möglichkeit, mehr Zeit bei Patientinnen und Patienten zu verbringen. Das effizientere Arbeiten hilft ausserdem dabei, die angespannte finanzielle Situation im Gesundheitswesen zu entspannen.

Welche Vorteile bringt Lean?

Lean stellt vor allem die Patientinnen und Patienten in den Mittelpunkt. So werden Prozesse nach ihren Bedürfnissen angepasst. Mitarbeitende sollen mehr Zeit bei den Patientinnen und Patienten verbringen können. Zusätzlich bringt die Einführung von Lean-Prinzipien auch diverse Vorteile für die Mitarbeitenden. Die interprofessionelle Zusammenarbeit wird verbessert, die Führung kann aufgrund tagesaktueller Daten sofort reagieren und bei der Umsetzung im gesamten Haus werden Schnittstellen möglichst wertschöpfend aufeinander abgestimmt.

Für Patientinnen und Patienten:

Was ist eine "Lean-Vision" überhaupt?

Die Lean-Philosophie sieht vor, Prozesse ganzheitlich an Patientinnen und Patienten auszurichten und die medizinische wie servicebasierte Dienstleistung am Patientenfluss auszurichten. Die Patientin/ Der Patient soll einen sicheren und qualitativ hochstehenden Service erhalten: Dabei werden mehr Leistungen direkt an Patientinnen und Patienten erbracht, die Sicherheit steigt, die Reaktionszeiten verkürzen sich und Doppelspurigkeiten aus Prozessen werden eliminiert. Erhöhte Transparenz verbessert die Vergleichbarkeit von Angeboten für Patientinnen und Patienten.

Fragen zum Ablauf

Erfahren Sie, wie eine Transformation zum Lean-Management abläuft und worauf Sie dabei achten müssen.

Für Mitarbeitende:

Wie lange dauert die Umstellung?

Zentral ist die Tatsache, dass Lean kein Endzustand ist, sondern einer kontinuierlichen Verbesserungslogik folgt. Die weltweit führenden Institutionen im Gesundheitswesen orientierten sich an Lean-Prinzipien und befinden sich seit Jahren auf der Lean-Reise. Das Sprichwort: „der Weg ist das Ziel“ gibt diese Herangehensweise passend wieder. Der Weg zu einer Lean Organisation lässt sich jedoch in unterschiedliche Maturitätsstufen unterteilen, die von der Komplexität des Hauses abhängen. Die Veränderungslogik in Richtung Lean ist folgende: In einer ersten Phase werden punktuelle Veränderungen innerhalb eines Teilsystems vorgenommen; in einer zweiten Phase können in sich geschlossene Systeme nach Lean transformiert werden; erst in der dritten Phase sind Transformationen auf unternehmensweiter Ebene möglich (siehe dazu: Design des Transformations-Trainings). Die Geschwindigkeit variiert je nach Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden, den vorhanden Organisations- und Führungsstrukturen und der Entschlossenheit bei der Umsetzung der Lean-Philosophie.

Für Vorgesetzte:

Muss ich für die Umstellung mehr Personal einstellen?

Beispiele aus der Praxis, wie die Optimierung einer Bettenstation als Teilsystem im gesamten Spital, zeigen, dass im Gegenteil Ressourcen frei werden. Es wird versucht, die Mitarbeitenden gemäss ihrer Kompetenzen einzusetzen (Skill-Grade-Mix), wobei es zu Rollenverschiebungen innerhalb der Personalstruktur kommen kann. Lean ist nicht da, um Stellen abzubauen, sondern um die Wertschöpfung an Patientinnen und Patienten zu erhöhen.

Werden externe Spezialisten meinen Bereich umpflügen?

Externe Spezialisten können dabei helfen, die blinden Flecken und eingelebten Routinen zu hinterfragen und können Vergleiche mit anderen Häusern und Entwicklungsprozessen herstellen. Dies soll als Hilfestellung dienen, sich an den Besten in relevanten Bereichen zu orientieren. Die Umsetzung erfordert jedoch immer das hohe Engagement der internen Mitarbeitenden. Aus einem interprofessionellen Team kann die Mithilfe eines externen, unabhängigen Moderators die sachlogische Diskussion und Entwicklung forciert werden. Der Lead für die Transformation bleibt immer bei der internen Führung. Die externen Experten können dabei als Taktgeber für die Umsetzung genutzt werden, als Wissenslieferant dienen und helfen, politische Barrieren im Sinne der Patientinnen und Patienten zu umschiffen.

Wie kann ich die Umsetzung beeinflussen?

Die Transformation beginnt mit der Führung und die aktive Teilnahme hilft, den Kulturwandel positiv mitzugestalten. Die Ausarbeitung der richtigen Lösung für die Institution, die Station, das Ambulatorium, das Kompetenzzentrum oder den Notfall muss durch die Führung vollumfänglich mitgetragen werden. Führungspersonen gehen in Lean-Organisationen in enge Interaktion mit den Mitarbeitenden. Die durch die Führung definierten Standards zur Einhaltung der Qualität und Effizienz werden anhand von tagesaktuellen Daten kontinuierlich überprüft. Die Führung greift zeitnah ein, falls ein Standard nicht eingehalten wird. Dies erfolgt nicht, indem der einzelne Mitarbeitende zur Verantwortung gezogen wird: Im Gegenteil, die Verbesserungsmöglichkeit wird zusammen gestaltet, so dass es dem einzelnen Mitarbeitenden ermöglicht wird, den Standard einfacher einzuhalten. Der Respekt gegenüber den einzelnen Mitarbeitenden ist eines der grundlegendsten Prinzipien von Lean.

persönliche Auswirkungen

Entdecken Sie das Potenzial von Lean-Management für Ihre tägliche Arbeit und die Ihrer Kollegen.

Für Mitarbeitende:

Ist mein Arbeitsplatz gefährdet?

Lean ist kein Rationalisierungsprozess, sondern hilft Häusern, sich auf die kommenden Herausforderungen vorzubereiten. Lean-Organisationen sind für zukünftige Entwicklungen gewappnet: Das Angebot eines qualitativ hochstehenden, patientenorientierten Services. Es hat nicht zum Ziel, Stellen zu kürzen, sondern möchte den Mitarbeitenden einen nachhaltigen Ort für die Zukunft bieten. Allerdings ist mit Rollenverschiebungen im Sinne des gerechten Kompetenzeinsatzes zu rechnen.

Muss ich dafür eine Zusatzausbildung absolvieren?

Lean wird am besten direkt bei der Arbeit gelernt. Zusätzlich gibt es einige Ausbildungsformate (z.B. H+ Bildung bietet Study Tours, die als Inspiration und Initialzündung genutzt werden. Die ZHAW bietet akademische Weiterbildungen an, die die Lean-Philosophie beinhalten). Dies vereinfacht sicherlich die Transformation im Spital bzw. das Arbeiten in einem Projektteam. Sie können mit Ihrem Vorwissen einen wesentlichen Beitrag zur richtigen Lean-Strategie für Ihr Haus leisten – Lean ist nicht kompliziert, sondern erfordert die Konsequenz, sich auf die wertschöpfenden Aktivitäten zu fokussieren.

Muss ich deswegen mehr/weniger Überstunden machen?

Lean reduziert aufgrund der Neu-Konstellation gewisser Abläufe Stress und Unwohlsein. Eine gesunde Lean-Organisation erfordert gesunde Mitarbeitende, die sich auf den Kern ihrer professionellen Tätigkeit konzentrieren können (Stichwort Skill-Grade-Mix).

Habe ich mehr/weniger administrative Aufgaben während und nach der Einführung?

Lean will Wertschöpfung schaffen, d.h. Arbeit die nicht direkt der Patientin/ dem Patient einen Mehrwert stiftet, muss reduziert bis eliminiert werden. Dazu gehören sicherlich auch viele der administrativen Tätigkeiten, die oft Doppelspurigkeiten im System geschuldet sind. Ein gutes Beispiel bietet die Aktualisierung der Krankengeschichte auf einer Station während des Patientenaufenthaltes: Anstatt die Dokumentation im Stationszimmer in das System zu übertragen, wird die Aktualisierung seiner Krankengeschichte mithilfe eines mobilen Pflegewagens während der Interaktion an der Patientin/ dem Patienten direkt erledigt.

Kann ich dann meine Arbeit qualitativ besser machen?

In der Regel heisst die Antwort ja. Durch die Einführung von Lean werden Mitarbeitende von unnötigen Aufgaben befreit. Die Mitarbeitenden verbringen mehr Zeit mit den Patientinnen und Patienten. Dadurch, dass Mitarbeitende sich auf die eigentlich wertschöpfende Tätigkeit an Patientinnen und Patienten fokussieren können sie diese gründlicher und besser erledigen.

Für Vorgesetzte:

Kann ich dann meinen Bereich nicht mehr so organisieren, wie ich möchte?

Es wird im Sinne der Patientin/ des Patienten gearbeitet und da braucht es sicherlich einige bereichsübergreifende Standards, die helfen, die Arbeit effizienter zu gestalten und die gesamte Transformation zielorientiert zu verfolgen. Lean schafft freie Ressourcen, welche wieder im Sinne des Mehrwerts für Patientinnen und Patienten verwendet oder der Bearbeitung von komplexen Fällen gewidmet werden können. Die Standards helfen Führungsentscheide nachhaltig umzusetzen. Durch Lean wird die Führung transparenter, findet näher am Alltagsgeschehen statt und ermöglicht so eine proaktive Führung anstelle des reaktiven Handelns.

Spare ich nach Einführung Personal ein?

Das ist nicht das Ziel von Lean– es ist das Ziel, die Mitarbeitenden näher an die Patientinnen und Patienten zu bringen und somit einen Mehrwert für diese zu schaffen. Lean hilft, Überkapazitäten aufzudecken (Praxisbeispiele zeigen Stationen, die nach Umstellung auf Lean überbesetzt waren) – diese Überkapazitäten können an Stellen genutzt werden, wo sie zusätzlichen Mehrwert schaffen können.

Outcome

Erfahren Sie, wie Sie als Patientin/ Patient von der Einführung von Lean-Management profitieren können.

Hat das Personal mehr Zeit für mich?

Ja – Sie rücken ins Zentrum aller Aktivitäten und viele der Aktivitäten, die vorher bspw. im Stationszimmer erledigt wurden, finden nun bei Ihnen statt. Ihre Bedürfnisse bestimmen wie die Arbeit im Spital organisiert wird.

Wird meine Behandlung besser?

Lean hat zum Ziel, die Qualität zu erhöhen und nachhaltig zu sichern. Durch standardisierte Abläufe wird sichergestellt, dass Sie eine durchgehend hohe Qualität unabhängig von der Ihnen zugeteilten Betreuungsperson erhalten. Ausserdem forciert Lean-Transparenz und die gesamte Branche wird transparenter, sodass für die Patientin/ den Patient auch ersichtlich wird, welche Qualität in welchem Spital offeriert wird. Die Transparenzentwicklung ist noch längst nicht dort wo sie sein sollte, wird jedoch mit der Lean-Bewegung auch in der Schweiz zunehmen.

Erhöhen sich meine Kosten?

Lean hat den gegenteiligen Effekt: Die Durchlaufzeiten z.B. für ambulante Patientinnen und Patienten reduzieren sich erheblich. Dadurch kann ein Spital zu weniger hohen Fallkosten bessere Qualität anbieten – eine Win-Win-Situation aus Sicht der Patientinnen und Patient und dem Spital.

Werden die Krankenkassenprämien deshalb sinken?

Dies liegt nicht in der Macht der Spitäler. Es wäre jedoch wünschenswert, wenn Krankenversicherungen abhängig der resultierenden Transparenz ihr Angebot anpassen würden.

Betrifft das nur allgemein versicherte Patientinnen und Patienten?

Die Lean-Philosophie unterscheidet nicht über allgemein- oder zusatzversicherte Patientinnen und Patienten. Die Prozesse sind übergreifend und adressieren das System. Trotzdem kann Innovation an einzelnen Stellen wie z.B. das Angebot für Zusatzversicherte entstehen.

Ich mag es nicht, ständig auf den nächsten Behandlungsschritt warten zu müssen. Hilft Lean dabei, die Wartezeiten zu verkürzen?

In der Regel ja. Lean sieht Wartezeiten der Patientinnen und Patienten als Verschwendung an, die eliminiert werden müssen. Die Wartezeiten der Patientinnen und Patienten haben häufig nicht medizinische Ursachen sondern entstehen dadurch, dass die einzelnen  Behandlungsprozesse nicht gut aufeinander abgestimmt sind. Im Idealfall kann z.B. in einem Spital durch eine bessere Abstimmung der einzelnen Abteilungen sogar der Gesamtaufenthalt im Spital verkürzt werden!

Frage nicht dabei? 

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