Bei Verwaltungen mit sehr starken Departements oder Direktionsstrukturen und Interessensgegensätzen sollten externe Prozessmoderatoren einbezogen werden. Diese organisieren Arbeitsformate bzw. spiegeln die Ergebnisse, während die Verwaltung die Inhalte erstellt. (Beschrieb Organisation Workshops)

Für die Organisation und Durchführung des Kick-off Workshops dient folgende Checkliste:

Vorarbeiten

• Experten und Unterstützer für die Smart City Initiative identifizieren, Teilnehmende Workshop bestimmen
• Steckbriefe / Kurzpräsentationen zu geplanten / umgesetzten Smart City Lösungen erstellen
• Ziele für den Workshop definieren, Einladungen versenden

Während des Workshops (Traktanden)

• Gemeinsames Verständnis schaffen: Smart City Konzept, Handlungsfelder und Transformationsprozess vorstellen
• Stadtvision Smart City erarbeiten (optional) (Beschrieb Stadtvision)
• Status quo geplante / umgesetzte Smart City Lösungen, Bedürfnisse, Rahmenbedingungen durch Verantwortliche vorstellen
• Priorisierung Projekte (Optimierung/Bedarfe) in Gruppenarbeit (z.B. nach Wichtigkeit und Dringlichkeit)
• Nächste Schritte mit Zuständigkeiten definieren (z.B. politik-strategische Aktivitäten)

Nacharbeitung und externer Verifizierung der WS Ergebnisse

• Erste Ergebnisse in Zwischenbericht zusammenfassen, eventuell mit Pressearbeit und politik-strategischen Aktivitäten verbinden